同窓会の幹事になったら

同窓会の幹事になったら †

幹事を集める †

• 地元在住の人で幹事を集めましょう 同窓会の規模にもよりますが、300人くらいだと5人で十分だと思います。

• 今でも知り合いの多い人を男女それぞれ2名 男性のみの幹事や女性のみの幹事だと男女参加者比率が偏ることがあります。 当時、クラスの中心的人物や人気者を幹事に加えると参加者の増加が見込めます。

• webの作成やハガキの準備などPCに詳しい人1名 ワードやエクセルでの住所録作成からハガキ印刷、専用webサイトの作成 同窓会で撮影した写真を後で配布する等 パソコンに詳しい人が1名いるだけで、格段に時間を短縮できます。

日時を決める †

県外に出た人もお盆や正月には長期休暇をとって帰省してきます。 お盆の終わりの土日や正月の1月2,3日くらいに設定すると集まりがよくなります。

参加人数を調べる †

• 連絡のとれる人に電話、メールしてみる
  • 開催日を伝えて参加できそうか
  • 今でも連絡が取れる人がいるか
    • もし連絡が取れるならその人にも参加可能か聞いてもらう

メールサンプル †

• こんな文書で連絡取れそうな人にメールお願いします。

20○○年○月○日（曜日）に○○○中学校20○○年度卒業の同期で同窓会を開催する運びとなりました。
○月頃、招待状を送付しますので、住所、苗字に変更がある場合は折り返しご連絡ください。
時間、場所、参加費等は招待状にて別途連絡いたします。
同窓会実行委員も現在募集しております。
お力を貸していただける方は是非連絡ください。
○○○中学校　20○○年度卒業生　同窓会代表　○○○○

• 開催日2ヶ月前に大体の参加人数を確定
• 転移先不明者の情報収集

予算決定（参加人数から規模と場所） †

• 場所決め（会場と交渉）
  • 1次会 大体の参加人数が分かったら1次会の場所を探しましょう。
    • ホテルで開催する場合は大体の人数と予算を伝えます 飲み放題＋人数分の食事の場合が多いので、 実際の参加想定人数よりは、食事を少なめに依頼し、 予算を抑えます。そこに経費分を加えて参加費を決めます。

• 2次会 1次会の人数より減ることが予想されます。 想定人数が分かれば、2次会の場所、予算を確定します。

住所録作成 †

• 専門的知識があれば、データベース＋webアプリケーションを使ってみんなで登録しても良いですが、1人登録（取りまとめ）する人を決めて随時メールで連絡していくのが簡単です。

• 事前準備 卒業アルバムがあれば過去の住所、氏名を一通り登録しておくことをお勧めします。 現住所が不明な場合は実家に招待ハガキを送付します。

• 未決者（出欠未表明者）は締切日を過ぎても多数発生するので電話番号が分かる人のみ直接電話（分担）

• 参加人数の最終報告
  • 人数の最終確認
  • 会場側への報告

• 必要な項目 クラス,氏,名,旧姓,性別,一次会参加,二次会参加,備考,郵便番号（現住所）,現住所,郵便番号（実家）,実家,電話番号,mail

ハガキ作成 †

• ハガキ印刷＋送付
• 開催の2ヶ月前発送
• 連絡取れた人には「住所を登録」→現住所にハガキ送付
• 連絡できない人には卒業アルバムの住所をもとに実家にハガキ送付

出費関連 †

• 往復はがき
  • 1枚100円*送付人数枚=　円
  • 印刷代
• 名札費用
• 会場看板
• 花束（先生分）
• 雑費

当日の準備 †

• 打ち合わせ 幹事は1時間30分程前会場集合
  • 会場の担当者との打ち合わせや、名札、受付、進行等の準備
• 受付＋宴会スタート
  • 名簿と照合
  • 2次会出席確認
    • 参加する場合は二次会の地図を配布
  • 集金（金額未定）
  • 名札（自己記入）
  • くじ引き席決（立食なので乾杯するまで）
  • 立食
  • 遅れてくる人のために受付はローテーション
    • 男性4名、女性4名

• 精算 同窓会終了後、精算 二次会の会場へ移動
• 人数確認と次の会への移動